LES 5 RAISONS D'ETABLIR UN PREVISIONNEL

1 - Pour chiffrer les objectifs à atteindre

2 - Pour estimer la viabilité d'un projet (lancement d'une nouvelle activité, d'un nouveau produit, conquête d'un nouveau marché, acquisition de fonciers ou d'équipements...)

3 - Pour estimer, le plus précisément possible les besoins financiers à mobiliser pour l'exercice à venir, notamment si l'horizon sanitaire et / ou économique venait à s'assombrir

4 - Pour identifier le risque de difficultés financières afin de les régler de manière anticipée et non "le couteau sous la gorge" (négociation de facilités de caisse, obtention d'un emprunt, report d'un projet ...)

5 - Pour disposer d'un référentiel auquel vous pourrez comparer, chaque mois, les résultats recueillis dans votre tableau de bord

Optimiser la relation financière avec ses client lors des ventes

Avant de vous adresser à des financeurs pour soutenir votre besoin en fonds de roulement, il est important d'optimiser au maximum en interne votre trésorerie, pour qu'elle soit la plus saine possible.

Dans cet objectif, vous trouvez ci dessous une liste non exhaustive des bonnes pratiques qui sont à adapter selon votre métier, et selon votre typologie de client, afin d'optimiser la relation financière avec vos clients lors des ventes :

Avant le devis

• Sensibilisez votre force de vente aux impératifs des conditions de règlement et du maintien des marges de l'entreprise lors des négociations,
• Rédigez les contrats d'intéressement de votre force de vente sur l'encaissement des factures, et non sur l'émission de celles-ci,
• Prévoyez dans ces mêmes contrats la charge de la relance d'impayés,
• Révisez vos Conditions Générales de Vente (CGV), et imprimez les au verso de vos devis, dans vos catalogues.

Dès le devis

• Vérifiez la situation financière de votre Prospect/Client (Sites Internet, banques, SFAC) et déterminez un encours raisonnable pour les deux parties,
• Précisez de suite un règlement comptant ou un acompte à la commande (au moins 30%) avec des paliers intermédiaires, (impératif pour une première affaire),
• Dans le cas contraire, négociez des conditions de règlement claires et précises (loi LME de 2008),
• Révisez les conditions de règlement octroyées à des clients anciens, elles sont peut-être à réduire (loi LME de 2008),
• Précisez les conditions de transport et d'assurance des marchandises (Cf. Incoterms 2010), en précisant ce qui reste à la charge de votre client,
• Faites précisez à votre interlocuteur s'il est nécessaire d'attendre sa commande écrite numérotée avant le début des travaux (cela peut conditionner des aides, faire partie d'un budget d'investissement pas encore accordé, etc.),
• Prévoyez les conditions d'annulation d'une commande en cours de réalisation (modification de la fabrication, diminution des quantités, etc.), surtout si c'est votre client qui annule !
• Indiquez la durée de validité de votre offre avant révision, en précisant éventuellement la formule de révision des prix,
• Notez distinctement ce que le client doit fournir pour la réalisation de sa commande,
• Transmettez systématiquement un exemplaire de vos CGV avec vos devis par mail ou télécopie,
• Gérez vos demandes à l'export avec deux fois plus d'attention, surtout si vous n'y êtes pas habitué.

A la prise de commande

• Actualisez la situation financière du client, surtout si elle date un peu, ou si le client augmente anormalement son encours de commande,
• N'ayez pas de scrupules à réclamer le règlement comptant ou l'acompte prévu au devis. Communiquez votre RIB pour un paiement par virement, ou mieux, prévoyez une autorisation de prévlèvement,
• Faites accepter vos devis avec la mention " Bon pour accord ", surtout sans écrit client avec N° de commande,
• Assurez vous que les conditions de la commande client sont bien celles de votre devis. Dans le cas contraire, établissez un accusé de réception de commande en mentionnant les écarts (quantités, prix, délais, règlement), et en demandant la validation écrite de votre client, avec modification de la commande,
• Assurez vous que votre client a accepté vos propositions de modification au produit lors de votre devis en passant sa commande,
• Précisez dans votre fichier clients les coordonnées de livraison et de facturation, ainsi que celle de la personne en charge de la comptabilité fournisseur du client (afin de faciliter la relance ultérieure de vos clients indélicats).

A la préparation de la commande

• Communiquez sur vos retards de fabrication, et faites accepter vos nouveaux délais,
• Vérifiez que la marchandise préparée est conforme à la commande (celle du client !),
• Assurez-vous de la qualité du produit expédié,
• Contrôlez la documentation qui doit accompagner le produit,
• Adaptez l'emballage du produit au mode de transport retenu par votre client.

A la livraison

• N'omettez pas la clause de réserve de propriété (Loi n° 80-335 du 12 mai 1980) en clair et visible,
• Ne livrez que si le client est à jour de ses règlements,
• Ne dérogez pas aux termes de livraison prévus la commande,
• En cas de changement d'adresse de dernière minute, demandez un écrit et faites accepter un surcout éventuel de transport ; idem en cas de fractionnement des colis et pluralité d'adresses de livraison,
• Si OK, livrez rapidement,
• En cas d'enlèvement de la marchandise par le client qui ne règle pas de suite, faites lui émarger un double du Bon de Livraison, son nom devant apparaître clairement avec sa signature,
• Conservez les bordereaux d'enlèvement par le transporteur, surtout si c'est le client qui affrète.

En cas de retour Client

• N'acceptez jamais un retour de marchandise sans avoir préalablement donné votre accord écrit,
• Préférez toujours émettre un avoir plutôt qu'un remboursement,
• S'il s'agit d'un produit standard, prévoyez une décote de reprise s'il s'agit d'une erreur client,
• S'il s'agit d'un article spécifique au client, mettez en priorité la résolution du problème et la réexpédition,
• Si la facture n'était pas encore réglée, établissez l'avoir dès le retour pour ne pas subir l'avance de TVA.

A la facturation

• N'attendez pas un jour de trop pour facturer ! Faites-le dès l'expédition de la marchandise, ou de la réalisation de la prestation. Un jour de retard peut décaler d'un mois le calcul de l'échéance, et le paiement avec,
• Les conditions de règlement de la facture doivent être bien précisées et correspondre aux conditions négociées. Pour cela, vérifiez qu'elles figurent bien sur la facture avec la bonne date d'échéance en clair,
• Vérifiez toutes la présence de toutes les autres mentions obligatoires.

Après la facturation

• Tenez à jour votre échéancier des paiements client,
• Réduisez les créances clients par une politique de relance ferme et méthodique,
• Impliquez de suite votre force de vente dans la relance client qui lui incombe,
• Bloquez de suite le compte client pour toute nouvelle commande et/ou livraison d'un retardataire, et vérifiez à nouveau sa solvabilité en réduisant si possible son encours.

Quelle que soit sa taille, chaque entreprise réalise plus ou moins plusieurs de ces points, ou pense que cela est réalisé, mais est-ce vraiment le cas ? Et si oui, quelle en est l'efficacité?

Une analyse des bonnes pratiques de votre chaîne commerciale dans votre entreprise vous permettra de le vérifier, et d'apporter des solutions simples pour la mise en place de contrôles efficaces, afin de gagner en trésorerie. Faites appel à nos services.

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Cet article, rédigé par Aymeric Dégardin est fait pour votre information, et a été vérifié à la date de rédaction en date du 27/09/2021. Nous invitons les lecteurs à vérifier la législation applicable en vigueur préalablement à toute action et/ou prise de décision.

La rentrée est là et vos clients reviennent vers vous pour savoir quand est-ce que vous allez enfin pouvoir leur livrer leur chantier. Initialement, la livraison était prévue pour la fin de l'année dernière. Mais avec le Covid et les confinements, les difficultés de planning se sont multipliées entraînant un retard généralisé des livraisons.

Ce paragraphe n'est pas qu'une fiction. A divers point, c'est la réalité pour de nombreuses entreprises. Car oui, le Covid a désorganisé la vie et le travail en général. Mais le Covid a aussi été l'occasion pour de nombreux salariés de prendre du recul vis-à-vis de leur vie de salarié. Pour certains, le télétravail a été possible avec à la clé un déménagement à la campagne, loin, très loin du bureau. Pour d'autres, le confinement a permis de tester et de vivre une autre vie que celle imposée par les rythmes de travail de leur entreprise. Ils ont dès lors découvert qu'une autre vie était possible pour eux.

Moralité, au moment du retour pour tous au travail, de nombreux postes sont vacants. Et comme on vient de le voir, certains resteront vacants pour longtemps. Le chef d'entreprise doit dès lors identifier ces postes et commencer dès maintenant à se réorganiser pour assurer la pérennité de ses activités.

Cette réorganisation sera basée sur 3 axes :

• la définition des objectifs à atteindre par l'entreprise
• l'optimisation de l'organisation actuelle et des ressources déjà présentes dans l'entreprise
• la recherche de nouvelles ressources : des hommes et des femmes permettant à l'entreprise d'atteindre ses objectifs

La définition des objectifs à atteindre par l'entreprise : 

Sans objectifs, comment savoir quel est le profil à rechercher et comment savoir si le ou la candidate est la bonne personne ?

Avant tout, qu'est-ce qu'un objectif ? Le Larousse nous précise que c'est un but, un résultat vers lequel tend l'action de quelqu'un ou d'un groupe.

Le chef d'entreprise devra d'abord clairement établir la cible à atteindre : vers où doit tendre toute action de l'entreprise ? Est-ce vers un nombre de chantiers réussis par an ? Est-ce vers un bénéfice multiplié par 10 ? Est-ce vers une forte croissance des employés ? Est-ce vers l'introduction en bourse dans les 5 ans ?

Ensuite, le chef d'entreprise devra définir les objectifs chiffrés de l'entreprise afin de mettre toute l'entreprise en ordre de marche avant de pouvoir envisager sérieusement toute embauche. Les objectifs chiffrés de l'entreprise devront permettre de tracer la feuille de route que l'entreprise devra atteindre dans les 6 mois, les 18 mois et les 3 à 5 ans. N'oublions pas que nous parlons d'embauche, donc de personnes et qu'il convient de donner toute la perspective attendue par le futur candidat quant à l'avenir de l'entreprise et ses perspectives de croissance. Le futur candidat doit pouvoir s'imaginer dans un cadre et une organisation qui lui permettront de s'intégrer facilement et d'exprimer toute sa valeur dans des délais raisonnables.

Il est important de garder à l'esprit que nous sommes en train de parler d'embauche, donc de personnes et que toute période de changement dans la vie professionnelle est source de stress. Dès lors, il n'est pas raisonnable d'embaucher sans connaître la cible à atteindre, la feuille de route pour l'atteindre et donc d'objectifs, les objectifs étant la matérialisation chiffrée du chemin à parcourir pour atteindre la cible.

Enfin, le suivi des objectifs permettra de mesurer l'avancement vers la cible à atteindre. Selon les organisations et les entreprises, le suivi des objectifs se fera tous les mois, tous les trimestres ou tous les semestres. Pour être certain de ne pas différer ou oublier le suivi des objectifs, le chef d'entreprise s'appuiera sur les services de partenaires comme un conseiller Rivalis qui maîtrise parfaitement tous les aspects de la gestion et du pilotage d'entreprise.

L'optimisation de l'organisation actuelle et des ressources déjà présentes dans l'entreprise :

L'organisation d'une entreprise n'est pas quelque chose de figée. Elle évolue au fil du temps et doit s'adapter aux objectifs de l'entreprise. Cette organisation s'appuie sur  les salariés qui sont restés dans l'entreprise et sur les apprentis qui sont encore dans les études et qu'il conviendra de fidéliser à la fin de leur formation. Ce sujet sera traité dans un article à venir.

La recherche de nouvelles ressources :

Ce seront les nouveaux embauchés qui vont apporter du sang neuf à l'entreprise. Ce sujet sera traité dans un article à venir.

Un conseiller Rivalis sera là pour accompagner le chef d'entreprise dans toutes ses démarches relatives à l'embauche d'un ou d'une salariée. Cette prestation pourra prendre différentes formes :

• aide à la définition des objectifs de l'entreprise avec des éléments chiffrés
• optimisation de l'organisation actuelle de l'entreprise
• accompagnement du chef d'entreprise dans sa recherche du candidat idéal ou de la candidate tant attendue

Dans tous les cas, un accompagnement s'avère souvent nécessaire pour permettre d'atteindre les objectifs en temps et en heure tels qu'ils ont été planifiés et ne pas rester dans l'idée qu'"embaucher, c'est compliqué".

TPE, les appels d'offres sont aussi pour vous !

En 2017, la commande publique a représenté près de 90 Milliard d'Euros. Or seulement 30% de cette somme l'a été au profit des TPE/PME. Cela reste un des leviers de chiffre d'affaires considérable pour les TPE/PME françaises.

Une des premières raisons évoquées par les chefs d'entreprises pour ne pas s'y intéresser est la complexité pour répondre aux appels d'offres lancés par les collectivités. Cela peut parfois en décourager certains, mais face à ce constat, certains prestataires se sont spécialisés dans l'accompagnement du dirigeant à répondre à ces marchés, pour un coût restant raisonnable face aux enjeux.

A contrario, l'aspect financier qui constituait un autre frein majeur n'est plus d'actualité : les délais moyens de paiement se sont raccourcis, passant de 90 à 30 jours ces dernières années, voire moins pour ceux qui maîtrisent la dématérialisation des factures sur la plateforme Chorus.

De plus, force est de constater que nombre de TPE méconnaissent les rouages pour faciliter les demandes d'avance de trésorerie ; or ces marchés représentent une manne financière stable, et quasi certaine.

Enfin, remporter un marché public assure un chiffre d'affaire récurrent, un retour sur investissement des plus rapides et une notoriété renforcée.

L'une des conditions essentielles à remplir pour postuler à un marché, c'est de remettre un dossier comportant toutes les informations demandées par l'acheteur qui pourra évaluer la capacité économique et financière, et les capacités techniques et professionnelles du candidat. Une parfaite maîtrise de ses prix de revient, sous peine de présenter une offre qui, même si elle n'est pas anormalement basse, est impérative sous peine d'affaiblissement de l'entreprise (nne pas confonndre Chiffre d'Affaires et Résultat).

Il existe enfin plein d'autres obligations (être à jour des obligations fiscales, sociales, etc ...) afin de protéger légitimement le donneur d'ordre. Si vous ne pouvez postuler aux marchés publics en raison de ces limitations, il ne peut être que bon pour votre entreprise de travailler sur les causes, et non sur les effets.

Dans une procédure de marché public, le candidat remet un dossier comportant toutes les informations demandées par l'acheteur. Celui-ci pourra ainsi évaluer l'offre, la capacité économique et financière, et les capacités techniques et professionnelles du candidat. (lire aussi l'article de Dynamique-Mag.com pour les 3 derniers bilans)

A savoir :
Nos conseillers en Accompagnement du Dirigeant d'Entreprise sont à même de vous accompagner dans la construction de vos réponses aux appels d'offres, comme sur les problèmes qui vous les interdisent, et valider ainsi la pertinence de votre dossier.

 Article qui pourrait aussi vous intéresser : C'est quoi le BFR ?

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Cet article, rédigé par Pascale Gendry, Aymeric Dégardin, Aurélien Deceuninck, Pascal Leclercq et Benoît Profit est fait pour votre information, et a été vérifié à la date de rédaction en date du 22/01/2020. Nous invitons les lecteurs à vérifier la législation applicable en vigueur préalablement à toute action et/ou prise de décision.

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Ne pas forcément travailler en public

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